#1: Választd ki a témát!
Először is kezd azzal, hogy egy fő irányvonalat választasz az eseménynek, ami alapján minden szervezési munkálatot, egyéb dolgot alakítasz ki a későbbiekben! Ezeket a kérdéseket válaszold meg hozzá: Min lesz a fókusz, mire kell koncentrálni, mire lehet építkezni, mit kell kiemelni, mi is a cél végsősoron?
#2: Tervezz előre!
Nagyon fontos, hogy még az elején tervezd meg a nagyobb lépéseket, és ezeket oszd le időrendbe, ne hagyj semmit az utolsó pillanatra! Attól függ mekkora a konferencia, de akár fél évvel korábban is érdemes elkezdeni tervezgetni, ne ess abba a hibába, hogy későn jössz rá, hogy már nincs kellő idő egy-egy részfeladat megszervezéséhez!
#3: Ügyelj a költségekre
Egy konferenciánál nagyon könynen elszállhatnaka költségek, figyelj oda rá, hogy olyan dolgokat szervezz, amik beleférnek a költségvetésbe. Mérlegelj, alakíts ki fontossági sorrendet, állíts fel pioritásokat. Ezekkel a fő öltségtényezőkkel kalkulálj:
- Helyszín
- Elszállásolás, ha több napos a konferencia
- Közlekedés
- Élelmiszer és vendéglátás
- Az előadók díja
- Programok / csapatépítés
- Marketing
#4: Az előadók!
A rendezvény esszenciája, és sokszor a fő vonzereje ebben rejlik, nagyon sokan az alapján döntik el, hogy elmenjenek-e egy adott konferenciára, hogy kik adnak elő azon, ezért ebbe a pontba sok energiát kell fektetni. kezd el minél hamarabb, és tegyél meg érte mindent, hogy becserkézd a legjobb előadókat!
#5: Helyszín!
Az előadók mellett ez az elem még, ami igazán fontos, és amit még az elején el kell kezdeni intézni, hiszen az igazán jó helyek nagyon gyorsan telnek. Van egy szuper ajánlatunk, amin eked is biztosan tetszeni fog, a Visegrádon található Hotel Honti, részletek, és ajánlatkérés itt: rendezvényhelyszín!
#6: Mindent tervezz meg!
Az előadók meghívása és a konferenciahelyszín lefoglalása után már a nehezén túl vagy, de azért még lesz egy pár dolgod, úgyhogy ne vedd lazára a figurát! Minden percet tervezz meg lépésről, lépésre, járd be a helyszínt, ellenőrizd az eszközöket, készíts b-tervet, és az egész konferenciát koordináld te magad!