Az alapok megtervezése
Első körben azt kell tisztázni, hogy miért is jön létre a konferencia, és mi a fő célja a rendezvénynek, milyen pontos kritériumok vannak, amiknek meg kell felelni. De Ezután következik a legfontosabb lépések összeírása, azon dolgok listája, amiket nem hagyhatsz ki, ilyen a tökéletese időpont megtalálása, ha ez még nem adott, a helyszín kiválasztása, a szükséges eszközök összeírása és beszerzése, a megfelelő emberek meghívása, értesítésé, catering megszervezése, programok összeállítása. Mivel rengeteg dolgod lesz, ezért célszerű folyamatosan listát vezetni.
Időpont
Ha ez még nincs eldöntve, akkor az első lépésed az legyen, hogy időpontot választasz, bár ez sokszor a helyszín függvénye is! Nézz utána, nincs e hasonló esemény máshol az nap, mert ez ronthatja a részvételi statisztikát!
Helyszín
A tökéletes konferencia helyszín kiválasztása nagy kihívás és egyben nagy fontosságú is. A helyszín befolyásolja az esemény sikerességét. Milyen helyszínt érdemes választani? Olyat, ami könnyen megközelíthető, de azért távol van a város zajától is, megfelelő a kapacitás, megfelelőek a technikai eszközök, az sem utolsó, ha van megfelelő catering szolgáltatásuk, így már azzal nem neked kell bajlódni. Valamint több napos konferencia esetében, jó, ha van szálláshely, és egyéb programlehetőség is. Van egy nagyon jó tippünk, nézz szét az RV Eventnél, itt találod a legjobb helyszíneket: céges rendezvényhelyszín Kaposváron.
További teendők
Amennyiben meg van az időpont és a helyszín, minden sokkal könnyebb, átláthatóbb lesz, és már a meghívókat is kiküldheted. Hatalmas terhek esnek le a válladról. Persze még bőven lesz dolgod ezután is, de ha alapos listát készítettél, akkor egyszerűen csak azon kell végig menned.